为进一步加强学生会内部的档案管理，不断增强学生会工作过去、现在、将来的整体统一性和连续性，更好地开展下一步工作，特制定以下条例：
一、学生会工作档案的收集与整理：
1、校学生会各部委、各院系学生会的学期工作计划及工作总结，须及时送交校学生会秘书处（以下简称秘书处）存档。
2、校学生会各部委负责人须将每月工作做书面总结报送秘书处，秘书处对下达任务、工作计划的执行情况以及同学的反映做书面记录存档。
3、校学生会各部委单独组织或联合组织的大型活动以及各系学生会组织的活动结束后，组织者须将活动所用的各种文字材料，活动形式、内容、时间、地点、参加人员和活动效果等以书面总结形式送到秘书处，
4、校系学生会宣传部每期板报、宣传橱窗栏目的文字材料和照片须交送秘书处存档。
5、《学团工作》等校级刊物和各院系学生会主办的系刊在每期编印出版后，负责人须尽快将刊物送秘书处存档。
6、主席团对学生会全体成员在职情况以及个人各学年年终总结建立档案，加强与所在院系的联系，将各系科所反映的学生干部日常工作、学习、生活情况著作详细记录并存档。
7、各系学生会须随时收集在校学生在校内外刊物上发表的稿件原件或复印件，及时送交秘书处存档。
8、学生会内部会议及学生会参与的学校大型会议，秘书处由专人负责记录并存档。
9、对上级来文，各兄弟院校学生会交流资料，学生会活动图片资料等有保存价值的材料均著作档案保存。
10、校系学生会秘书处须在学校综合档案室的指导下。确定规范的模式、方法，慎重地对各项文字和磁带、图片等进行严格地整理、分类、立卷等工作。档案立卷后，须报学生会指导老师审核。
二、学生会工作档案的保存与管理
1、学生会工作档案由秘书处统一进行登记、装订、分类后，存放于学生会档案橱，由学生会常务秘书长和秘书处掌管。
2、使用者借阅档案时，须先向秘书处提出书面或口头申请，然后由秘书处进行严格的登记与交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况后，放可借阅。
3、使用者借阅档案后，必须严格保证档案完好无损，不得转借，不得在档案上随意勾划、涂抹和其他撕、损、剪、切等破坏性行为。
4、使用者每次借阅档案的数量不能超过十份，每批档案借阅时间不能超过两周。有特殊情况者需向常务秘书长汇报，说明原因后，方可多借或续借。
5、归还档案时，秘书处必须认真清点，并在借阅登记薄上进行注销，如发现外借档案有排列秩序混乱、污损、拆散、撕破、散失的，应及时向常务秘书长汇报，常务秘书长根据实际情况，对其进行处理。
6、对外借档案不按时归还者，秘书处应及时想有关档案借阅者进行催还，以避免档案的遗失，提高档案利用率。
7、秘书处应作好外借档案的登记与记录工作，由学生会常务秘书长与主席团负责监督。
8、学生会工作档案负责人，在学期末档案立卷送交学校综合档案室或工作调换时，要做好档案的交换工作，以保证档案管理的完整性和连续性。
9、档案管理人员进行存档工作时，严格其他人员随意翻阅，扰乱档案管理工作的顺利进行。
注：本条例解释权归学生会秘书处
曲阜师范大学学生会
2002年12月17日
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